Es una plataforma de comunicación y colaboración empresarial desarrollada por Facebook, Inc. Workplace se creó para ayudar a las organizaciones a conectarse, comunicarse y colaborar de manera efectiva en un entorno de trabajo en línea. Aunque está relacionado con Facebook, se mantiene separado de la red social tradicional de Facebook y está diseñado exclusivamente para su uso en el ámbito laboral.
Las características y funcionalidades de Workplace incluyen:
- Perfiles de usuario: Cada empleado tiene un perfil de usuario en Workplace que incluye información sobre su puesto, contacto y otros detalles profesionales.
- Grupos y chats: Los usuarios pueden crear grupos de trabajo o chats en tiempo real para colaborar en proyectos, compartir archivos y discutir temas relevantes.
- Transmisiones en vivo: Workplace permite transmitir en vivo eventos, reuniones o anuncios de la empresa para que los empleados puedan unirse desde cualquier lugar.
- Noticias y actualizaciones: Las empresas pueden publicar noticias y actualizaciones en el muro de Workplace para mantener a los empleados informados sobre acontecimientos relevantes.
- Integraciones de aplicaciones: Workplace se integra con una variedad de aplicaciones de productividad, como Microsoft 365 y Google Workspace, para facilitar la colaboración y el intercambio de documentos.
- Análisis y métricas: Proporciona herramientas para medir la adopción y el compromiso de los empleados con la plataforma.
- Seguridad y control: Workplace ofrece controles de seguridad y privacidad para proteger los datos y la información empresarial.
- Acceso a dispositivos móviles: Los empleados pueden acceder a Workplace a través de aplicaciones móviles para mantenerse conectados en movimiento.
Workplace se ha convertido en una herramienta popular para empresas que buscan mejorar la comunicación interna, la colaboración y la productividad de los empleados. Al utilizar una interfaz familiar similar a la de Facebook, Workplace pretende ser fácil de adoptar para los usuarios, lo que facilita la transición a un entorno de trabajo en línea más colaborativo y conectado.
Paso 1: Registro en Workplace
Acceder al sitio web de Workplace:
Para comenzar, dirígete al sitio web oficial de Workplace en https://www.workplace.com/.
Registro de tu empresa:
Una vez en la página de inicio de Workplace, deberás registrarte como empresa. Para hacerlo, sigue los siguientes pasos:
● Proporciona una dirección de correo electrónico de empresa:
Workplace requiere una dirección de correo electrónico de empresa para registrarte. Este correo electrónico debe estar asociado a la empresa que deseas registrar en la plataforma. Asegúrate de que este correo sea válido y esté en funcionamiento, ya que se utilizará para fines de verificación.
Utiliza un dominio de empresa específico:
Otra opción que ofrece Workplace es la posibilidad de utilizar un dominio de empresa específico para registrarte. Esto significa que puedes usar el dominio web de tu empresa, como “tudominio.com” o “nombreempresa.com”, para crear tu cuenta de Workplace.
Verificación:
Una vez que hayas proporcionado la dirección de correo electrónico de empresa o el dominio de empresa, Workplace podría requerir un proceso de verificación para confirmar que eres un representante legítimo de la empresa. Esto puede incluir el envío de un código de verificación a la dirección de correo electrónico proporcionada o la confirmación del dominio.
Creación de la cuenta:
Una vez que se haya completado el proceso de verificación, podrás crear una cuenta de empresa en Workplace. Esto implica proporcionar información básica sobre tu empresa, como su nombre, tamaño y ubicación.
Configuración inicial:
Después de crear la cuenta, tendrás la oportunidad de personalizar la configuración inicial de tu espacio de trabajo en Workplace. Esto puede incluir la invitación de empleados, la creación de grupos de trabajo y la configuración de las preferencias de notificación.
Uso de Workplace:
Una vez que hayas completado el registro, podrás comenzar a utilizar Workplace para la comunicación, colaboración y gestión de proyectos dentro de tu empresa. La plataforma ofrece una variedad de herramientas y funciones, como grupos, salas de chat, transmisiones en vivo y más, para facilitar la colaboración entre los miembros de tu organización.
Es importante tener en cuenta que Workplace ofrece una versión gratuita y una versión premium con características adicionales. El proceso de registro puede variar según la opción que elijas.
Paso 2: Configuración de la empresa
Configuración de la empresa en Workplace se refiere a la etapa en la que personalizas y configuras los detalles de tu empresa en la plataforma después de haber completado el registro. Aquí tienes información detallada sobre cómo llevar a cabo esta configuración:
Proporciona detalles de la empresa:
Una vez que hayas completado el registro y hayas iniciado sesión en tu cuenta de Workplace, la plataforma te pedirá que proporciones detalles clave sobre tu empresa. Esto suele incluir:
● Nombre de la empresa: Ingresa el nombre completo de tu empresa o la denominación que prefieras utilizar en Workplace.
● Ubicación: Especifica la ubicación de tu empresa, que puede ser una dirección física, una ciudad o cualquier otra información relevante.
Invita a colegas:
Uno de los pasos más importantes en la configuración de tu empresa en Workplace es invitar a tus colegas o empleados a unirse a la plataforma. Esto se puede hacer a través de invitaciones por correo electrónico. Sigue estos pasos para invitar a tus colegas:
● Dentro de tu cuenta de Workplace, busca la opción o función que te permita invitar a nuevos miembros. En la mayoría de los casos, encontrarás esta opción en la página principal o en el menú de configuración.
● Ingresa las direcciones de correo electrónico de los colegas que deseas invitar. Asegúrate de que estas direcciones de correo sean válidas y estén asociadas a las personas que deseas invitar.
● Personaliza el mensaje de invitación si lo deseas, para que tus colegas sepan por qué se les está invitando a unirse a Workplace y cómo les beneficiará.
● Envía las invitaciones. Workplace enviará automáticamente correos electrónicos a las direcciones que proporcionaste, invitando a tus colegas a unirse a la plataforma.
Aceptación de invitaciones:
Tus colegas recibirán las invitaciones por correo electrónico y podrán aceptarlas haciendo clic en el enlace proporcionado en el mensaje. Deben seguir los pasos indicados para crear sus propias cuentas en Workplace.
Configuración adicional:
Una vez que tus colegas hayan aceptado las invitaciones y se hayan unido a Workplace, puedes continuar configurando tu espacio de trabajo según las necesidades de tu empresa. Esto incluye la creación de grupos de trabajo, la definición de roles y permisos, la personalización de preferencias de notificación, y mucho más.
Recuerda que Workplace ofrece una variedad de funciones de colaboración, como grupos, salas de chat, transmisiones en vivo y herramientas de gestión de proyectos, que pueden ayudar a tu empresa a comunicarse y colaborar de manera más efectiva.
Paso 3: Uso Básico de Workplace
Explora el News Feed:
El News Feed es una parte fundamental de Workplace, similar al feed de noticias en las redes sociales. Aquí, podrás ver las publicaciones y actualizaciones de tus colegas y grupos a los que estás conectado. Algunas acciones que puedes realizar en el News Feed incluyen:
● Dar “Me gusta” a publicaciones.
● Comentar en publicaciones.
● Compartir publicaciones con otros colegas o grupos.
Únete a grupos relacionados con proyectos o equipos:
Workplace permite la creación de grupos, que son espacios de colaboración específicos para equipos, proyectos o intereses comunes. Puedes unirte a grupos relevantes para participar en conversaciones y compartir información relacionada con tus actividades laborales. Para unirte a un grupo:
● Busca grupos relacionados con tus proyectos o equipos.
● Solicita unirte si es necesario, o simplemente haz clic en “Unirme” si el grupo es abierto.
● Una vez que te unes a un grupo, podrás acceder a sus publicaciones y participar en las conversaciones.
Utiliza la función de mensajes:
Workplace incluye una función de mensajes que te permite chatear en tiempo real con tus colegas y enviar mensajes privados. Puedes utilizar esta función para conversaciones individuales o grupales. Para usarla:
● Accede a la función de mensajes en Workplace.
● Selecciona a la persona o grupo con la que deseas comunicarte.
● Comienza a escribir y envía tu mensaje.
Publica actualizaciones:
Puedes compartir información, documentos y anuncios importantes con tus colegas a través de publicaciones en tu News Feed o en grupos. Para publicar una actualización:
● En tu News Feed, utiliza la opción “Crear publicación” para redactar tu mensaje, agregar enlaces, documentos o imágenes y luego pública.
● En un grupo, navega hasta el grupo específico y utiliza la función de publicación dentro del grupo.
Es importante recordar que Workplace está diseñado para fomentar la colaboración y la comunicación en un entorno empresarial. Puedes utilizar estas funciones para mantener a tus colegas actualizados, compartir información relevante y participar en conversaciones productivas.
Paso 4: Colaboración y Comunicación
Colaboración y Comunicación en Workplace se enfoca en cómo utilizar las características avanzadas de la plataforma para facilitar la colaboración y la comunicación efectiva en tu empresa. Aquí tienes información detallada sobre estas dos funciones clave:
Crea grupos específicos para proyectos y equipos:
La creación de grupos específicos en Workplace es una forma efectiva de organizar la colaboración y la comunicación en tu empresa. Puedes crear grupos para equipos, proyectos, departamentos o cualquier otro propósito que requiera interacción y compartición de información. Sigue estos pasos para crear un grupo:
● Desde la página principal de Workplace, haz clic en “Crear grupo”.
● Elige un nombre para el grupo y agrega una descripción si es necesario.
● Invita a los miembros relevantes a unirse al grupo.
● Configura las preferencias de privacidad y notificación según tus necesidades.
● Una vez creado, el grupo servirá como un espacio dedicado para compartir información, archivos y colaborar de manera efectiva.
Utiliza las transmisiones en vivo:
Workplace permite realizar transmisiones en vivo, lo que es útil para llevar a cabo reuniones virtuales, presentaciones, anuncios importantes o compartir eventos en tiempo real. Para utilizar las transmisiones en vivo:
● Inicia una publicación en tu News Feed o en un grupo.
● Selecciona la opción “Iniciar una transmisión en vivo”.
● Configura los detalles de la transmisión, como el título y la descripción.
● Inicia la transmisión en vivo y comienza a interactuar en tiempo real con los participantes.
Las transmisiones en vivo son una herramienta valiosa para mantener a tu equipo conectado y participando en eventos importantes, incluso cuando no pueden estar físicamente presentes. Puedes utilizar la función de comentarios en vivo para recibir preguntas y comentarios de los espectadores.
Paso 5: Personalización y Ajustes
Completa tu perfil:
Completar tu perfil en Workplace es importante para que tus colegas puedan identificarte y para que otros usuarios de la plataforma puedan conocer más sobre ti. Sigue estos pasos para completar tu perfil:
● Haz clic en tu foto de perfil en la parte superior derecha de la pantalla y selecciona “Ver perfil”.
● Agrega información profesional, como tu cargo, departamento, experiencia laboral y cualquier otra información relevante.
● Sube una foto de perfil, que suele ser una foto tuya para que otros te reconozcan.
● Proporciona detalles de contacto, como el número de teléfono y la dirección de correo electrónico que deseas compartir.
Ajusta las preferencias de notificación:
Las preferencias de notificación te permiten personalizar cómo y cuándo deseas recibir alertas de Workplace. Puedes configurar notificaciones para mantenerse al tanto de menciones, comentarios, actualizaciones de grupos y más. Sigue estos pasos para ajustar tus preferencias de notificación:
● Haz clic en tu foto de perfil en la parte superior derecha de la pantalla y selecciona “Configuración de notificaciones”.
● Personaliza las notificaciones según tus preferencias, como la forma en que deseas recibir notificaciones (correo electrónico, notificaciones en la aplicación, etc.) y las acciones específicas de las que deseas ser notificado.
Familiarízate con las configuraciones de privacidad:
Las configuraciones de privacidad te permiten controlar quién puede ver tu información y tus publicaciones en Workplace. Puedes definir quién puede ver tu perfil, tus publicaciones y otra información personal. Para ajustar tus configuraciones de privacidad:
● Haz clic en tu foto de perfil en la parte superior derecha de la pantalla y selecciona “Configuración de privacidad”.
● Revisa las opciones disponibles y ajusta las configuraciones según tus preferencias. Puedes definir quién puede ver tu perfil, quién puede seguirte y quién puede ver tus publicaciones. licaciones.
Paso 6: Exploración de Características Avanzadas
Exploración de Características Avanzadas en Workplace te anima a descubrir y utilizar las características avanzadas de la plataforma que pueden ofrecer beneficios adicionales a tu empresa. Estas características pueden variar en función de las necesidades específicas de tu empresa, pero aquí tienes una visión general de algunas de las características avanzadas que puedes explorar:
Integración con otras herramientas:
Workplace ofrece la capacidad de integrarse con otras herramientas y aplicaciones que tu empresa pueda utilizar. Esto puede incluir integraciones con software de gestión de proyectos, herramientas de productividad, almacenamiento en la nube, sistemas de recursos humanos y más. Las integraciones permiten una mayor eficiencia y una experiencia de usuario más fluida al conectar Workplace con las herramientas que ya utilizas.
Gestión de documentos:
La gestión de documentos en Workplace te permite compartir y colaborar en documentos de forma efectiva. Puedes cargar documentos directamente en la plataforma, colaborar en tiempo real y realizar un seguimiento de las versiones. Esto es útil para proyectos que involucran la revisión y edición de documentos, presentaciones y hojas de cálculo.
Analítica:
Workplace proporciona herramientas de analítica que te permiten realizar un seguimiento del rendimiento de tu empresa en la plataforma. Puedes obtener información sobre la participación de los empleados, la interacción en grupos y otras métricas relevantes. Esto te ayuda a comprender cómo se utiliza Workplace en tu organización y a tomar decisiones informadas para mejorar la colaboración y la comunicación.
Formación y capacitación
Workplace también ofrece herramientas de formación y capacitación, lo que te permite crear cursos y materiales de capacitación para empleados. Puedes utilizar esta función para impartir capacitación a distancia, compartir recursos de aprendizaje y realizar un seguimiento del progreso de los empleados.
Transmisiones en vivo avanzadas:
Además de las transmisiones en vivo básicas, Workplace también ofrece características avanzadas para realizar transmisiones de alta calidad, como la capacidad de programar eventos, realizar encuestas en tiempo real y contar con funciones de moderación.
Bots y automatización:
Puedes explorar la posibilidad de utilizar bots y automatización para mejorar la eficiencia en Workplace. Los bots pueden realizar tareas como programar recordatorios, proporcionar información útil o automatizar procesos específicos de tu empresa.