Es una popular herramienta de gestión de proyectos en línea que se utiliza para organizar tareas, proyectos y flujos de trabajo. Trello se basa en un enfoque visual de gestión de proyectos y utiliza un formato de tablero de tipo Kanban, que se asemeja a una pizarra con tarjetas y listas. Algunos de los conceptos clave en Trello incluyen:
- Tableros: Los tableros son la base de Trello y representan proyectos o áreas de trabajo. Puedes crear múltiples tableros para diferentes proyectos.
- Listas: En cada tablero, puedes crear listas para representar diferentes etapas o categorías de un proyecto. Por ejemplo, listas como “Tareas pendientes,” “En progreso,” y “Completadas” son comunes.
- Tarjetas: Las tarjetas son elementos individuales dentro de una lista y representan tareas, actividades o elementos de un proyecto. Cada tarjeta puede contener detalles, descripciones, fechas de vencimiento, archivos adjuntos y comentarios.
- Movimiento de tarjetas: Una característica clave de Trello es la capacidad de mover tarjetas entre listas para reflejar su estado actual en el flujo de trabajo, lo que facilita el seguimiento del progreso.
- Colaboración en tiempo real: Trello permite la colaboración en tiempo real entre miembros del equipo. Puedes agregar miembros a un tablero y asignar tarjetas a personas específicas para que se hagan responsables de las tareas.
- Integraciones: Trello se integra con una variedad de otras herramientas y servicios, lo que facilita la conexión con aplicaciones como Slack, Google Drive y muchos más.
- Personalización: Trello permite personalizar la apariencia y las etiquetas para adaptar el sistema de tableros a tus necesidades específicas.
Trello es ampliamente utilizado en equipos y organizaciones de todo tipo y tamaño para gestionar proyectos, planificar tareas, hacer un seguimiento del trabajo en curso y colaborar de manera eficiente.
Paso 1: Crear una cuenta en Trello
Trello es una herramienta de gestión de proyectos basada en la web que es fácil de usar y te permite organizar tareas y proyectos de manera efectiva. Para empezar, sigue estos pasos:
● Accede al sitio web de Trello: Abre tu navegador web y ve al sitio web de Trello en https://trello.com/. Esto te llevará a la página principal de Trello, donde podrás registrarte para obtener una cuenta.
● Haga clic en “Registrarse”:
• En la página de inicio de Trello, verás un botón de registro que generalmente se llama “Registrarse” o “Unirse a Trello.” Haz clic en este botón para comenzar el proceso de registro.
● Elije una opción de registro:
• Trello te ofrece varias opciones para registrarte:
Registro por correo electrónico: Puedes registrarte proporcionando una dirección de correo electrónico y una contraseña. Esto te permite crear una cuenta de Trello independiente.
Registro con Google: Si ya utilizas una cuenta de Google, puedes hacer clic en “Registrarse con Google” y autorizar a Trello a acceder a tu cuenta de Google para facilitar el registro.
Registro con Apple: Si tienes una cuenta de Apple, puedes seleccionar la opción “Registrarse con Apple” y autorizar la conexión con tu ID de Apple.
● Completa el proceso de registro:
• Dependiendo de la opción que elijas, seguirás las instrucciones proporcionadas. Si te registras con tu dirección de correo electrónico, deberás proporcionar tu nombre, dirección de correo electrónico y una contraseña segura. Si eliges registrarte con Google o Apple, seguirás las instrucciones para autorizar la conexión y completar el proceso.
• Es posible que se te solicite confirmar tu dirección de correo electrónico. Si es así, revisa tu bandeja de entrada para un correo de confirmación de Trello y sigue el enlace para verificar tu dirección de correo electrónico.
Paso 2: Crear un tablero
Una vez que hayas completado el registro y estés dentro de Trello, el siguiente paso es crear un tablero, que es la base para organizar tus proyectos y tareas. Sigue estos pasos:
● Inicia sesión en Trello: Asegúrate de haber iniciado sesión en tu cuenta de Trello en el sitio web de Trello en https://trello.com/.
● Accede a tu página de inicio: Después de iniciar sesión, serás dirigido a tu página de inicio. En esta página, verás una lista de tus tableros existentes y podrás crear uno nuevo.
● Crear un tablero:
• Para crear un nuevo tablero, busca el botón “Crear tablero” o “Crear nuevo tablero”. Este botón suele estar ubicado en la parte superior derecha de la página de inicio o en la esquina superior derecha de la sección de tableros.
• Haz clic en este botón para iniciar el proceso de creación de un tablero nuevo.
● Asignar un nombre y un equipo:
• Al crear un tablero, se te pedirá que le asignes un nombre. Elige un nombre descriptivo que refleje el propósito o el tema de tu tablero. Por ejemplo, si estás gestionando un proyecto de diseño web, podrías nombrar el tablero “Proyecto de Diseño Web”.
• También tendrás la opción de asignar el tablero a un equipo existente o crear un nuevo equipo. Los equipos son útiles para agrupar tableros relacionados, como todos los proyectos de un departamento o equipo específico. Puedes seleccionar un equipo existente si ya lo has creado o crear un nuevo equipo proporcionando un nombre y una descripción.
● Configuración adicional:
• Dependiendo de tus necesidades, puedes establecer otras configuraciones para el tablero, como la visibilidad (público o privado), el fondo del tablero y las etiquetas de color para organizar tus tableros de manera visual.
● Crear el tablero:
• Una vez que hayas asignado un nombre y, si lo deseas, un equipo, haz clic en el botón para crear el tablero. El nuevo tablero se agregará a tu página de inicio y estará listo para su uso.
Con estos pasos, habrás creado un nuevo tablero en Trello. Puedes comenzar a agregar listas y tarjetas para organizar tus tareas y proyectos en el tablero. Los tableros son una característica fundamental de Trello que te permite visualizar y gestionar proyectos de manera efectiva. Puedes crear múltiples tableros para diferentes proyectos o áreas de trabajo y personalizarlos según tus necesidades.
Paso 3: Añadir listas y tarjetas
Una vez que hayas creado un tablero, el siguiente paso es estructurar tu proyecto o tarea mediante la creación de listas y tarjetas. Aquí tienes los pasos para hacerlo:
● Accede al tablero: Asegúrate de que estás en el tablero que deseas organizar.
● Agregar listas:
• En la parte derecha del tablero, verás una lista predeterminada llamada “Por hacer.” Esta lista representa el primer estado de tus tareas. Haz clic en “Agregar una lista” para crear listas adicionales que representen diferentes etapas, categorías o estados de tus tareas. Por ejemplo, podrías crear listas como “Tareas pendientes,” “En progreso,” “Revisión,” “Completadas,” u otras que se adapten a tu proyecto.
• Después de crear una lista, puedes hacer clic en su título para cambiar su nombre o agregar una descripción si es necesario.
● Agregar tarjetas:
• Dentro de cada lista, puedes agregar tarjetas para representar tareas, elementos o acciones específicas que necesitas completar. Para hacerlo, haz clic en “Añadir una tarjeta” en la lista correspondiente.
• Asigna un nombre a la tarjeta para describir la tarea o el elemento. Por ejemplo, si estás gestionando un proyecto de desarrollo de software, podrías crear tarjetas para funciones específicas, como “Implementar inicio de sesión,” “Optimizar la base de datos,” etc.
• También puedes hacer clic en una tarjeta para abrir su vista detallada y agregar información adicional, como descripción, fecha de vencimiento, etiquetas de color, archivos adjuntos y comentarios.
● Mover tarjetas entre listas:
• A medida que progreses en tus tareas, puedes arrastrar y soltar tarjetas entre las listas para reflejar su estado actual. Por ejemplo, si una tarea se ha completado, muévela de “Tareas pendientes” a “Completadas.”
● Personalizar y organizar:
• Trello te permite personalizar aún más tus listas y tarjetas mediante el uso de etiquetas de colores, comentarios y archivos adjuntos. Utiliza estas características para organizar y priorizar tus tareas de manera efectiva.
● Colaborar en tarjetas:
• Puedes asignar tarjetas a miembros de tu equipo, añadir comentarios para la comunicación y adjuntar archivos relacionados con la tarea. Esto facilita la colaboración en proyectos en equipo.
Paso 4: Mover tarjetas y colaborar
Una vez que hayas creado listas y tarjetas en tu tablero, el siguiente paso es aprender cómo mover tarjetas entre listas y colaborar con otros miembros de tu equipo. Aquí tienes cómo hacerlo:
Mover tarjetas entre listas:
● Arrastra y suelta: Para cambiar el estado de una tarea o tarea específica, simplemente arrastra y suelta la tarjeta desde su lista actual a la lista de destino. Por ejemplo, si una tarea se ha completado, arrastra la tarjeta de la lista “Tareas pendientes” a la lista “Completadas”.
● Refleja el progreso: Mover tarjetas entre listas te permite reflejar el progreso de tus tareas o proyectos en tiempo real. Esto es especialmente útil en la gestión de proyectos ágiles, donde puedes seguir el flujo de trabajo y el estado de cada tarea.
Colaborar con otros miembros de tu equipo:
● Invitar miembros al tablero:
• Para colaborar en un proyecto o tarea, necesitas invitar a otros miembros de tu equipo al tablero. Para hacerlo, haz clic en “Invitar” en la parte superior derecha del tablero.
• Proporciona las direcciones de correo electrónico de las personas que deseas invitar. Puedes invitar a miembros existentes de tu equipo o personas que aún no utilizan Trello.
● Asignar tarjetas a miembros:
• Una vez que tengas miembros en el tablero, puedes asignar tarjetas específicas a personas específicas. Para asignar una tarjeta, abre la tarjeta que deseas asignar, haz clic en el icono de miembros (por lo general, se representa como una imagen de perfil) y selecciona el nombre del miembro al que deseas asignar la tarjeta.
• Esto indica quién está a cargo de esa tarea o quién es responsable de completarla.
● Colaboración en tiempo real:
Los miembros asignados a una tarjeta pueden realizar un seguimiento del progreso y colaborar directamente en la tarjeta. Pueden agregar comentarios, adjuntar archivos relacionados con la tarea, establecer fechas de vencimiento y utilizar etiquetas para categorizar aún más las tareas.
● Comunicación efectiva:
• Trello facilita la comunicación efectiva y transparente en proyectos de equipo. Los miembros pueden comunicarse a través de comentarios en las tarjetas y mantenerse al tanto del estado de las tareas sin la necesidad de correos electrónicos o reuniones frecuentes.
Paso 5: Personalizar y agregar detalles
Una vez que hayas creado tus listas y tarjetas en Trello, es importante personalizar y agregar detalles para que puedas gestionar tus tareas de manera efectiva y colaborar con tu equipo. Aquí tienes cómo hacerlo:
Personalización:
● Cambiar el fondo del tablero:
Para darle un toque personal a tu tablero, puedes cambiar el fondo. En la parte derecha del tablero, verás la opción “Cambiar fondo.” Haz clic en esta opción y elige entre una variedad de fondos preestablecidos o sube tu propia imagen de fondo.
● Etiquetas de colores:
Utiliza etiquetas de colores para categorizar y priorizar tus tarjetas. Abre una tarjeta, haz clic en “Etiquetas” y elige un color para asignar a esa tarjeta. Puedes usar colores para indicar la prioridad, el tipo de tarea o cualquier otro criterio que desees.
● Crear listas adicionales:
Si tu proyecto requiere categorías o etapas adicionales, puedes crear más listas en tu tablero. Haz clic en “Agregar una lista” al final de tu tablero y nómbrala según sea necesario. Esto te permite organizar y subdividir aún más tus tareas.
Agregar detalles a las tarjetas:
● Descripción:
Abre una tarjeta haciendo clic en ella y luego en “Descripción.” Aquí puedes proporcionar una descripción detallada de la tarea, proyecto o elemento en cuestión. La descripción es útil para proporcionar contexto y detalles adicionales.
● Fechas de vencimiento:
También en la vista detallada de la tarjeta, puedes establecer fechas de vencimiento haciendo clic en “Fecha de vencimiento.” Esto te ayuda a hacer un seguimiento de los plazos y te envía recordatorios.
● Archivos adjuntos:
Si tienes archivos relevantes para la tarjeta, como documentos, imágenes o enlaces, puedes adjuntarlos a la tarjeta. Haz clic en “Adjuntos” y carga el archivo desde tu computadora o proporciona un enlace web.
● Comentarios:
La sección de comentarios es esencial para la comunicación sobre una tarjeta en particular. Los miembros del equipo pueden dejar comentarios, hacer preguntas y proporcionar actualizaciones. Utiliza esto para mantener a todos informados sobre el progreso.
● Checklists:
Puedes agregar listas de verificación a las tarjetas para dividir las tareas en pasos más pequeños. Esto es útil para llevar un registro de los avances y asegurarte de que se completan todos los elementos necesarios.
Actividad de la tarjeta:
La sección “Actividad” en la vista detallada de la tarjeta te muestra un historial de todos los cambios y actualizaciones relacionados con esa tarjeta. Es útil para mantener un registro de quién hizo qué y cuándo.
Paso 6: Integraciones y Power-Ups (opcional)
Trello ofrece la posibilidad de mejorar y ampliar sus capacidades mediante integraciones con otras herramientas y servicios a través de lo que se conoce como “Power-Ups”. Estos pasos te guiarán sobre cómo habilitar integraciones y Power-Ups en Trello:
Habilitar integraciones:
● Accede a la sección Power-Ups:
En tu tablero de Trello, ve a la parte derecha del tablero y busca la opción “Power-Ups”. Haz clic en ella para acceder a la galería de integraciones.
● Explora integraciones:
• En la galería de Power-Ups, verás una variedad de integraciones disponibles, como Slack, Google Drive, calendarios, herramientas de automatización y más.
• Explora las opciones disponibles y busca las integraciones que sean relevantes para tu proyecto o flujo de trabajo.
● Habilita una integración:
Para habilitar una integración, simplemente haz clic en la opción “Activar” junto a la integración que deseas utilizar. Sigue las instrucciones para conectar tu cuenta de Trello con la herramienta externa. Por ejemplo, si deseas habilitar la integración con Google Drive, se te pedirá que inicies sesión en tu cuenta de Google y autorices la conexión.
● Configura las integraciones:
Una vez que hayas habilitado una integración, es posible que desees configurar opciones específicas. Por ejemplo, al habilitar la integración de calendario, puedes elegir qué calendario utilizar y cómo sincronizar eventos.
Utiliza Power-Ups para ampliar funcionalidades:
● Habilita Power-Ups específicos:
Además de las integraciones, Trello ofrece Power-Ups que son como extensiones que agregan funcionalidades específicas. Por ejemplo, puedes habilitar Power-Ups para realizar seguimiento de tiempo, generar informes, agregar etiquetas personalizadas y más.
● Personaliza Power-Ups:
Cada Power-Up puede tener su propia configuración y opciones. A menudo, puedes personalizar cómo se comporta y se integra con tus tarjetas y listas en Trello.
● Accede a las funcionalidades adicionales:
Una vez que hayas habilitado un Power-Up, podrás acceder a sus funcionalidades adicionales desde tus tarjetas y listas en Trello. Por ejemplo, si habilitas un Power-Up de seguimiento de tiempo, podrás registrar el tiempo dedicado a tareas directamente desde tus tarjetas.
Paso 7: Organiza y gestiona proyectos
Una vez que hayas configurado tu tablero, agregado listas y tarjetas, personalizado detalles y considerado integraciones y Power-Ups, es hora de utilizar Trello para organizar y gestionar tus proyectos. Aquí te explicaré cómo hacerlo:
Asigna tareas y responsabilidades:
Utiliza las tarjetas para asignar tareas a los miembros de tu equipo. Puedes asignar tarjetas específicas a miembros, lo que indica quién es responsable de cada tarea. Esto ayuda a clarificar quién debe realizar qué.
Realiza un seguimiento del progreso:
Mueve las tarjetas entre las listas para reflejar el estado de las tareas. Por ejemplo, muévelas de “Tareas pendientes” a “En progreso” cuando alguien comience a trabajar en ellas y luego a “Completadas” cuando se finalicen. Esto te permite visualizar el progreso de manera clara.
Comunicación efectiva:
Utiliza la sección de comentarios en las tarjetas para comunicarte con tu equipo. Puedes discutir detalles, hacer preguntas y proporcionar actualizaciones directamente en el contexto de la tarea.
Establece fechas de vencimiento:
Utiliza fechas de vencimiento en las tarjetas para asegurarte de que las tareas se completen a tiempo. Trello te enviará recordatorios cuando se acerque la fecha de vencimiento.
Prioriza tareas:
Usa etiquetas de colores para indicar la prioridad de las tareas. Puedes organizar y filtrar las tarjetas según las etiquetas, lo que te ayuda a centrarte en las tareas más importantes.
Utiliza integraciones y Power-Ups:
Si necesitas funcionalidades adicionales, como sincronización de calendario o seguimiento de tiempo, asegúrate de habilitar las integraciones y Power-Ups relevantes para tu proyecto.
Mantén el tablero limpio:
A medida que las tareas se completen, muévelas a la lista “Completadas” o archívalas si deseas conservar un registro de tareas finalizadas. Esto mantiene tu tablero limpio y enfocado en lo que está en curso.
Revisión regular:
Programa revisiones regulares de tu tablero para evaluar el progreso del proyecto, identificar posibles obstáculos y ajustar el plan según sea necesario.
Colaboración en equipo:
Fomenta la colaboración en equipo al utilizar Trello para asignar tareas, realizar un seguimiento y mantener a todos informados. Trabaja juntos para alcanzar los objetivos del proyecto. o.