Google forms

Acceder al editor de Google Forms: Una vez que hayas iniciado sesión en tu cuenta de Google y estés en la página principal de Google Forms, verás un botón en el centro de la pantalla que dice “Blank” (En blanco). Este botón representa la opción para crear un nuevo formulario en blanco.

Hacer clic en “Blank”: Haz clic en el botón “Blank” para iniciar la creación de un nuevo formulario. Al hacerlo, se abrirá una nueva ventana o pestaña en tu navegador que te llevará al editor de Google Forms

Nombre del formulario: Lo primero que debes hacer después de seleccionar “Blank” es asignar un nombre a tu formulario. Haz clic en el campo de texto “Formulario sin título” en la parte superior izquierda del editor y escribe un nombre descriptivo para tu formulario. Este nombre será visible para ti y para las personas a las que compartas el formulario.

Descripción (opcional): Justo debajo del nombre del formulario, puedes agregar una descripción opcional para proporcionar más contexto o instrucciones a los participantes

Imagen de encabezado (opcional): Si deseas personalizar aún más tu formulario, puedes agregar una imagen de encabezado. Para hacerlo, haz clic en el ícono de imagen de la parte izquierda superior del formulario y selecciona una imagen de tu dispositivo o una URL.

Acceder al editor de preguntas: Una vez que hayas creado un nuevo formulario en blanco o hayas seleccionado uno existente para editarlo, estarás en el editor de Google Forms. Aquí es donde puedes agregar y personalizar tus preguntas.

Agregar una pregunta: Para agregar una pregunta, haz clic en el botón “+” que se encuentra en la parte inferior del formulario. Al hacerlo, se abrirá un cuadro de diálogo que te permite seleccionar el tipo de pregunta que deseas añadir.

Elegir el tipo de pregunta: Google Forms ofrece varios tipos de preguntas que puedes utilizar, y puedes seleccionar el que mejor se adapte a tus necesidades. Algunos de los tipos de preguntas comunes incluyen:

Opción múltiple: Pregunta con opciones predefinidas y permite a los encuestados seleccionar una respuesta de las opciones proporcionadas.

Respuesta corta: Pregunta que requiere una respuesta de texto breve, como una palabra o una frase.

Elección múltiple: Similar a la opción múltiple, pero permite que se seleccionen múltiples respuestas.

Escala de calificación: Pregunta que utiliza una escala numérica o de estrellas para calificar algo.

Casilla de verificación: Pregunta que permite a los encuestados marcar una o varias casillas de verificación según corresponda.

Texto largo: Pregunta que permite respuestas más largas en formato de párrafo.

Personalizar la pregunta: Una vez que hayas seleccionado el tipo de pregunta, podrás personalizarla. Agrega el texto de la pregunta en el campo correspondiente y proporciona las opciones de respuesta si es necesario. Dependiendo del tipo de pregunta, puedes establecer si la pregunta es obligatoria y agregar una descripción adicional para aclarar las instrucciones o el contexto.

Agregar más preguntas: Puedes continuar agregando más preguntas siguiendo el mismo proceso. Para hacerlo, simplemente haz clic nuevamente en el botón “+” y selecciona el tipo de pregunta que desees añadir. Google Forms te permitirá reorganizar las preguntas arrastrándolas y soltándolas en el orden deseado.

Eliminar o editar preguntas: Si cometes un error o deseas cambiar una pregunta, puedes hacerlo en cualquier momento haciendo clic en la pregunta en el editor y utilizando las opciones de edición o eliminación que aparecerán.

Editar el texto de la pregunta: Después de agregar una pregunta a tu formulario, es importante personalizar el texto de la pregunta para que sea claro y conciso. Haz clic en el cuadro de texto de la pregunta que has agregado y edita el texto según sea necesario. Asegúrate de que la pregunta sea fácil de entender para los encuestados.

Personalizar las opciones de respuesta: Dependiendo del tipo de pregunta que hayas seleccionado (por ejemplo, opción múltiple, elección múltiple o escala de calificación), tendrás que proporcionar las opciones de respuesta correspondientes. Haz clic en el área de opciones de respuesta y agrega las opciones que desees. Para preguntas de opción múltiple o elección múltiple, puedes agregar varias opciones y los encuestados podrán seleccionar una o más de ellas.

Hacer que una pregunta sea obligatoria: Si deseas asegurarte de que los usuarios respondan a una pregunta en particular antes de enviar el formulario, puedes marcar esa pregunta como obligatoria. Para hacerlo, haz clic en la pregunta y luego en el ícono del candado en la esquina inferior izquierda de la pregunta. Cuando la pregunta sea obligatoria, los encuestados no podrán enviar el formulario sin responderla.

Cambiar el orden de las preguntas: Si necesitas reorganizar las preguntas en tu formulario, puedes hacerlo arrastrando y soltando las preguntas en el orden deseado. Esto puede ser útil si quieres presentar las preguntas de manera lógica o secuencial.

Agregar descripciones o aclaraciones: Para proporcionar más contexto o aclaraciones a los encuestados, puedes agregar una descripción adicional a cada pregunta. Esto puede ayudar a los participantes a entender mejor lo que se espera de ellos al responder la pregunta.

Cambiar el formato de respuesta: Dependiendo del tipo de pregunta, puedes personalizar aún más el formato de respuesta. Por ejemplo, en una pregunta de escala de calificación, puedes definir el rango de números o estrellas que los encuestados pueden seleccionar.

Agregar más preguntas: Una vez que hayas creado tu primera pregunta, es posible que desees agregar más preguntas al formulario. Para hacerlo, simplemente sigue el proceso de agregar preguntas que se mencionó anteriormente en el Paso 3. Haz clic en el botón “+” en la parte inferior del formulario y selecciona el tipo de pregunta que deseas agregar. Repite este proceso tantas veces como sea necesario para incluir todas las preguntas que desees en tu formulario.

Añadir secciones: Además de las preguntas individuales, Google Forms te permite dividir tu formulario en secciones. Las secciones son útiles cuando deseas agrupar preguntas relacionadas o dividir tu formulario en partes lógicas. Para agregar una sección, haz clic en el ícono de “Sección” que se encuentra en la parte superior derecha del editor de formularios. Puedes nombrar la sección y agregar una descripción si lo deseas. Luego, puedes agregar preguntas específicas a esa sección.

Reorganizar preguntas y secciones: Google Forms te permite reorganizar tanto preguntas como secciones. Para hacerlo, simplemente arrastra y suelta las preguntas o secciones en el orden deseado. Esto es útil para asegurarte de que el flujo del formulario tenga sentido y para que las preguntas estén organizadas de la manera más eficiente posible.

Eliminar preguntas o secciones: Si decides que una pregunta o sección ya no es necesaria en tu formulario, puedes eliminarla fácilmente. Para eliminar una pregunta o sección, haz clic en la pregunta o sección en el editor y luego selecciona el ícono de papelera que aparecerá. Ten en cuenta que, al eliminar una pregunta, se eliminarán todas las respuestas asociadas a esa pregunta.

Acceder a las opciones de personalización: Para personalizar la apariencia de tu formulario en Google Forms, dirígete a la parte superior del editor del formulario, donde encontrarás varias opciones de personalización.

Cambiar el título: Puedes cambiar el título de tu formulario haciendo clic en el campo “Formulario sin título” en la parte superior izquierda del editor y escribiendo un nuevo título descriptivo que se ajuste a la temática de tu formulario.

Agregar una descripción: Justo debajo del título, verás un campo llamado “Descripción”. Aquí puedes agregar una breve descripción que brinde más contexto o instrucciones a los participantes. Esto es útil para explicar de qué se trata el formulario y cómo deben completarlo.

Imagen de encabezado: Si deseas personalizar aún más la apariencia de tu formulario, puedes agregar una imagen de encabezado. Para hacerlo, haz clic en el ícono de imagen que se encuentra en la parte izquierda superior del formulario y selecciona una imagen de tu dispositivo o proporciona una URL que contenga la imagen que deseas utilizar como encabezado. Esta imagen aparecerá en la parte superior del formulario y puede ser útil para darle un toque visual personalizado.

Cambiar el tema y el color de fondo: Para darle un aspecto más atractivo y personalizado a tu formulario, puedes cambiar el tema y el color de fondo. Haz clic en el ícono de paleta de colores en la parte superior derecha del editor. Esto te permitirá seleccionar un tema predefinido con colores y fuentes específicos. También puedes personalizar aún más el color de fondo seleccionando la opción “Color de fondo” y eligiendo un color de tu preferencia.

Acceder a las opciones de configuración: Para configurar las opciones de envío y recopilación en Google Forms, dirígete a la esquina superior derecha del editor del formulario, donde encontrarás un ícono de engranaje (Configuración). Haz clic en este ícono para abrir el menú de configuración.

Opciones de configuración de Google Forms: Una vez que hayas accedido al menú de configuración, encontrarás una serie de opciones que puedes ajustar según tus necesidades:

Permitir respuestas múltiples: Puedes habilitar o deshabilitar la opción de permitir que los encuestados envíen múltiples respuestas al formulario. Esto es útil si deseas permitir que los usuarios actualicen sus respuestas o envíen respuestas adicionales en una fecha posterior.

Recopilación de direcciones de correo electrónico: Si deseas rastrear las direcciones de correo electrónico de los encuestados, puedes habilitar esta opción. Esto puede ser útil si necesitas identificar a los encuestados o comunicarte con ellos posteriormente.

Limitar respuestas: Puedes configurar una fecha de finalización o una cantidad máxima de respuestas para tu formulario. Una vez que se alcance la fecha límite o la cantidad máxima de respuestas, el formulario se cerrará automáticamente y no se aceptarán más respuestas.

Editar después de enviar: Si habilitas esta opción, permitirás que los encuestados editen sus respuestas después de haberlas enviado. Esto es útil si deseas que los usuarios actualicen sus respuestas en el futuro.

Ver resumen de respuestas: Puedes elegir si permitir que los encuestados vean un resumen de las respuestas después de enviar el formulario. Esto puede proporcionar retroalimentación inmediata o información adicional a los participantes.

Restricciones de acceso: Puedes configurar restricciones de acceso para limitar quiénes pueden responder al formulario. Por ejemplo, puedes requerir que los usuarios inicien sesión en una cuenta de Google o limitar las respuestas solo a personas de tu organización.

Guardar los cambios: Asegúrate de guardar cualquier cambio que realices en la configuración haciendo clic en el botón “Guardar” en la parte inferior del menú de configuración.

Acceder a las opciones de compartición: Una vez que hayas creado y configurado tu formulario según tus necesidades, estás listo para compartirlo. Para hacerlo, ve a la esquina superior derecha del editor del formulario, donde encontrarás el botón “Enviar”.

Obtener un enlace para compartir: Al hacer clic en el botón “Enviar”, se abrirá un cuadro de diálogo que te permitirá obtener un enlace para compartir tu formulario. Este enlace es la URL que puedes proporcionar a las personas para que accedan al formulario. Puedes copiar este enlace y compartirlo a través de diferentes canales, como redes sociales, mensajes de correo electrónico o cualquier otra plataforma de comunicación que prefieras.

Enviar el formulario por correo electrónico: Si deseas enviar el formulario por correo electrónico directamente a un grupo de personas, puedes hacerlo utilizando la opción de correo electrónico en el cuadro de diálogo de compartición. Simplemente ingresa las direcciones de correo electrónico de los destinatarios, agrega un mensaje personalizado si lo deseas y envía el correo electrónico.

Configurar opciones adicionales de compartición: Google Forms también ofrece opciones avanzadas de compartición. Puedes hacer clic en el ícono de tres puntos verticales (menú de opciones) en el cuadro de diálogo de compartir para acceder a configuraciones adicionales. Por ejemplo, puedes habilitar la opción de “Recopilar direcciones de correo electrónico” si deseas rastrear quién completa el formulario. También puedes configurar permisos específicos para compartir y editar el formulario con otras personas.

Verificar la privacidad: Antes de compartir el formulario, asegúrate de verificar la privacidad del mismo. Puedes configurar tu formulario para que sea público y accesible para cualquiera con el enlace, o puedes limitar el acceso a personas específicas o a aquellos que tengan una cuenta de Google.

Personalizar el mensaje de compartición: Si estás enviando el formulario por correo electrónico o compartiéndolo en redes sociales, es útil personalizar el mensaje para explicar el propósito del formulario y alentar a las personas a completarlo.

Una vez que hayas compartido el formulario, las respuestas comenzarán a llegar y se registrarán en la hoja de respuestas de Google Forms.

Acceder a las respuestas: Para ver las respuestas que los usuarios han enviado a tu formulario, vuelve al editor del formulario en Google Forms.

Ir a la pestaña “Respuestas”: En la parte superior del editor del formulario, verás una pestaña llamada “Respuestas”. Haz clic en esta pestaña para acceder a la sección de respuestas.

Ver resumen de respuestas: En la pestaña “Respuestas”, encontrarás un resumen de las respuestas que los usuarios han enviado. Dependiendo del tipo de preguntas que hayas incluido en tu formulario, este resumen puede incluir datos como gráficos de barras, gráficos circulares y estadísticas resumidas para preguntas de opción múltiple o de escala de calificación.

Ver respuestas individuales: Para ver las respuestas individuales de los usuarios, puedes hacer clic en la opción “Ver respuestas individuales” en la parte superior de la página. Esto te llevará a una vista donde puedes revisar cada respuesta en detalle. Puedes desplazarte hacia arriba y hacia abajo para ver las respuestas de cada usuario y las respuestas a las preguntas específicas.

Descargar las respuestas: Si deseas analizar o procesar las respuestas fuera de Google Forms, puedes descargar las respuestas en formato de hoja de cálculo. Para hacerlo, ve a la pestaña “Respuestas” y haz clic en el ícono de hoja de cálculo (generalmente se ve como un ícono de hoja de papel). Esto te permitirá descargar un archivo CSV o de Google Sheets con todas las respuestas recopiladas.

Recibir notificaciones de respuestas: Si deseas recibir notificaciones en tiempo real cuando alguien envíe una respuesta, puedes habilitar la opción de notificaciones en la pestaña “Respuestas”. Esto es especialmente útil si necesitas estar al tanto de las respuestas a medida que llegan.

Actualizar automáticamente las estadísticas: Google Forms actualiza automáticamente las estadísticas y los resúmenes de respuestas a medida que los usuarios envían sus respuestas. Esto te permite obtener información en tiempo real sobre las respuestas a tu formulario.